Facility Management możemy nazwać branżą „zakulisową”. Posiadamy coraz większą świadomość jej istoty, jednakże jeszcze nie każdy rozumie jak ważnym elementem w całej machinie funkcjonowania biznesu jest obsługa techniczna. Wsparcie profesjonalnego partnera, eksperta z zakresu FM jest dziś nieodzownym elementem wspierającym procesy przedsiębiorstwa.
Definicja punktem wyjścia
By dobrze zrozumieć istotę Facility Managementu musimy najpierw przyjrzeć się jej definicji, której kryteria klarują się na przestrzeni ostatnich lat. My, jako FM Solutions identyfikujemy się z adaptacją międzynarodowej normy ISO 41011, którą propaguje Polska Rada Facility Managementu, mianowicie: FM to funkcja w organizacji integrująca ludzi, miejsca i procesy w zagospodarowanej przestrzeni mająca na celu poprawę jakości życia ludzi i wydajności działalności głównej. Widzimy zatem, że ograniczanie FM-u do prostej obsługi technicznej obiektu jest nad wyraz nieaktualne. Facility Manager jest pewnym łącznikiem między różnymi strukturami i gałęziami biznesu, na jego barkach spoczywa odpowiedzialność wprowadzania innowacyjnych i często optymalizacyjnych rozwiązań w obsłudze przestrzeni komercyjnych: biurowych, magazynowych, produkcyjnych. Stworzone w ten sposób warunki pracy i funkcjonowania biznesu mają pozytywnie wpłynąć na integrację środowiska z pracownikami. Do zadań technika, które często są właśnie „zakulisowe”, należy między innymi poszukiwanie ekonomicznych rozwiązań czy przemyślane dysponowanie zasobami obiektu. Wszystko to ma na celu usprawnienie pracy budynku oraz zapewnienie najwyższego poziomu komfortu jego użytkownikom. Obsługa obiektu to również gwarancja sprawnego działania w sytuacjach kryzysowych oraz zachowania ciągłości w zarządzaniu.
Facility Management wspomagający core biznesu
Postrzeganie roli FM jako służby odpowiedzialnej za to, żeby dopilnować konserwacji windy, zapewnić sprzątanie i ochronę biurowca, utrzymywać niezawodne działanie systemów HVAC czy infrastruktury IT stopniowo odchodzi do lamusa. Oczywiście wszystkie te wymienione czynności są niezbędne w prawidłowym funkcjonowanie obiektu, jednak Facility Management obejmuje znacznie szersze zakresy, głęboko przenikając firmę i mocno stymulując jej podstawową funkcję biznesową. Celem FM jest właśnie podnoszenie wydajności przedsiębiorstw, pod kątem optymalizacji kosztowej, jak i również dbałości o ciągłość prowadzenia biznesu. Fachowy consulting i obsługa FM przynosi firmie realne oszczędności związane z eksploatacją obiektów. Wdrażanie nowoczesnych rozwiązań i pomysłów dostosowanych do potrzeb danej organizacji pozwala na dalszy jej rozwój.
Pandemia akceleratorem rozwoju
Pandemia Covid-19 paradoksalnie zrobiła wiele dobrego dla całej branży technicznej, ponieważ uwypukliła jej zalety, podkreśliła jej złożoność i wyznaczyła kierunek redefinicji pojęcia w globalnej świadomości. Na przestrzeni tych wszystkich miesięcy kontrola dostępu, profesjonalny serwis sprzątający z dezynfekcją na czele czy utrzymanie wysokiej jakości powietrza w pomieszczeniach stały się kluczowymi elementami zapewnienia bezpieczeństwa epidemiologicznego. Co więcej, wdrożony został nowy certyfikat budynkowy, WELL Health Safety, który jest odpowiedzią na pojawiające się wymagania najemców w kontekście ich zdrowia i bezpieczeństwa. W większości aspektów certyfikat obejmuje właśnie bieżącą pracę Facility Managerów.
Jako FM Solutions naszą działalność w ramach zleceń na stałą obsługę FM rozpoczynamy właśnie od stworzenia szczegółowego planu zabezpieczenia sanitarno-epidemiologicznego obiektu. Podstawą do opracowania szczegółowych wytycznych są przepisy ogólne oraz wewnętrzne procedury wdrożone i stosowane przez klienta. Pandemia ewidentnie pokazała jak bardzo po macoszemu traktowane były w wielu obiektach kwestie czystości – w szczególności systemy wentylacyjne i klimatyzacyjne. Warto pamiętać, że poprzez regularne ich przeglądy i wdrażanie pewnych modyfikacji mamy realny wpływ na jakość powietrza. Zagrożenia czyhające w nieserwisowanych urządzeniach to nie tylko koronawirus, ale też szereg przeróżnych drobnoustrojów chorobotwórczych, które bytują w naszym otoczeniu każdego dnia.
Pandemia ponadto spowodowała przyspieszenie implementowania w naszej ofercie nowych usług. Przygotowaliśmy się na możliwą zmianę podejścia wielu naszych klientów do pracy stacjonarnej i dynamiczny rozwój technologii, która coraz bardziej wspomaga opiekę i kontrolę nad budynkami i procesami. Klienci potrzebują profesjonalnej obsługi oraz doświadczonych specjalistów, którzy pomogą im wdrożyć nowe zasady użytkowania.
Zielone FM
W ostatnich kilku kwartałach widzimy znaczny wzrost świadomości proekologicznych rozwiązań w segmencie Facility Managementu, które nasza firma skutecznie wdraża. Zrównoważony rozwój, obok cyfryzacji i transformacji technologicznej, to kierunek, który najbardziej oddziałuje na perspektywę zarządzania przedsiębiorstwem jak i konkretnymi obiektami. Mowa tutaj między innymi o spełnianiu norm i wymogów co do certyfikacji obiektów, dobrym zarządzaniu gospodarką odpadami czy optymalizacji energetycznej. Ten ostatni element coraz bardziej dominuje w kontekście myśli o odpowiednim zarządzaniu kosztami budynków. W ostatnim czasie mamy do czynienia z coraz większymi podwyżkami cen prądu, dlatego rozwiązaniem, które może okazać się zbawienne w długoletniej perspektywie jest fotowoltaika. Daje ona niezależność energetyczną i redukuje koszty prądu, a zwrot z inwestycji następuje zazwyczaj już po kilku latach. Dodatkowo w strategiach biznesowych wielu firm pojawia się coraz częściej koncepcja ESG. Dotyczy ona działalności organizacji z punktu widzenia jej wpływu na ochronę środowiska (E), dbanie o społeczeństwo (S) i prowadzenie ładu korporacyjnego (G). Profesjonalnie zarządzana nieruchomość funkcjonuje w sposób zrównoważony to znaczy generuje znacznie mniej odpadów oraz zanieczyszczeń wody i powietrza, konsumuje mniej energii i staje się coraz mniej aktywna w procesie wytwarzania Co2 i innych związków. Można śmiało powiedzieć, że w perspektywie kilku najbliższych lat Facility Management, technologia oraz implementowane działania eko będą się wzajemnie przenikać, dając tym samym przewagę w integracji wszystkich procesów budynku oraz organizacji.
Cyfryzacja na pierwszy plan
Branża FM od kilku lat przechodzi szeroką zmianę technologiczną. Tyczy się to zarówno samych systemów obsługi budynkowych, jak i również procesów zachodzących w branży i firmach technicznych. Nowe rozwiązania mają na celu usprawnienie, przyspieszenie oraz ułatwienie świadczenia usług. W kontekście obsługi FM nieodzownym elementem są systemy BMS (Building Management System), których rolą jest zintegrowane i zautomatyzowane zarządzanie istotnymi procesami zachodzącymi w budynku. Wszystkie systemy automatyki budynkowej instalowane są w celu poprawienia sprawności zarządzania, a to w praktyce oznacza zmniejszenie kosztów zużycia mediów, zatrudnienia obsługi oraz – poprzez podniesienie poziomu bezpieczeństwa – minimalizację ewentualnych strat powstałych na skutek zaniedbań lub zamierzonego działania na szkodę firmy. W obszarze rynku magazynowego obserwujemy coraz większa rolę robotyzacji, z roku na rok pojawia się liczniejsza grupa robotów, która wspiera pracowników w procesach z wysoką powtarzalnością, dużą liczbą operacji oraz obsługą ciężkich ładunków.
Ludzie jako największa wartość branży
Dziś Facility Manager nie może być określany mianem „złotej rączki”- to określnie niewystarczające w perspektywie ogromnego zakresu obowiązków i odpowiedzialności za konkretne przestrzenie. Facility Manager to osoba wysoce wykwalifikowana w zarządzaniu – zarówno całymi zespołami ludzi, procesów jak i dostawcami usług. Pożądanymi umiejętnościami, oprócz znajomości aspektów technicznych, są kompetencje miękkie, takie jak otwartość, zdolność przekonywania i słuchania, umiejętność prowadzenia dyskusji czy dedukcja w konfrontacji z licznymi informacjami. Istotną cechą jest radzenie sobie z dużą odpowiedzialnością. Na całokształt misji menadżera składa się bowiem kompleksowy wachlarz zadań. Nie tylko koordynuje on pracę ekip sprzątających, serwisantów, firm ochroniarskich, ale także planuje poważne kwestie finansowe, określa budżet, jest odpowiedzialny za optymalizację kosztów utrzymania obiektu. Stanowisko Facility Managera wymaga również głębokiej wiedzy na temat zasad funkcjonowania samego rynku nieruchomości komercyjnych, jego postrzegania, komplementarności czy praw. Niezbędna jest znajomość oferty konkurencji oraz stałe śledzenie pojawiających się nowości – zarówno technicznych, jak też sposobów organizacji przestrzeni i metod zarządzania. Kariera w segmencie FM to obszar nadal bardzo mocno rozwojowy i z roku na rok atrakcyjniejszy dla potencjalnych kandydatów. Według badania przeprowadzonego przez Hays Szacowana całkowita liczba osób zatrudnionych w branży FM w 2020 roku wyniosła 630 tys.
Pielęgnować współpracę
Kluczem do optymalnego zarządzania obiektem komercyjnym jest przede wszystkim dobra współpraca pomiędzy zarządcą obiektu (Property Managerem) a Facility Managerem. Widzimy to na przykładzie naszej realizacji w kompleksie biurowym .KTW od TDJ Estate, który mamy przyjemność obsługiwać pod kątem technicznym. Z założenia Property Manager odpowiada za zarządzanie określonym obiektem w taki sposób, aby realizować założone cele inwestycyjne właściciela, podnosić wartość danej nieruchomości, nadzorować kwestie związane z umowami czy pielęgnować relacje z najemcami. Facility Manager odpowiada natomiast za kwestie techniczne. Wymienione powyżej obowiązki przenikają się i uzupełniają na bieżąco. Mamy więc do czynienia z pewną złożonością procesów, gdzie dobre rozumienie drugiej strony daje przewagę w postaci korzyści dla wynajmujących i samego obiektu. Dlatego też partnerskie podejście, profesjonalizm, a nie raz także asertywność są kluczowe w relacjach zarządczych. Niezbędny jest również stały kontakt z najemcami i jasna komunikacja tego, co dzieje się w danym czasie w obrębie budynku, który użytkują. Uwypuklić należy wagę zastosowań i nadzoru technicznego, terminowe wykonywanie przeglądów ma bezpośredni wpływ na ekonomiczną i bezawaryjną pracę, co przekłada się na brak przestojów w funkcjonowaniu budynku. Prawidłowo utrzymywana infrastruktura techniczna ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo oraz zdrowie ludzi pracujących na budynku – instalacje wentylacji, wodno-kanalizacyjne oraz SSP mają tu fundamentalne znaczenie.
(wypowiedź dla magazynu Real Estate Magazine)